Trong một cuộc khảo sát gần đây, hai trong số ba người mà tôi đã đặt câu hỏi từ cửa sổ của mình vào tuần trước không biết Google Tài liệu là gì, trong khi người kia chỉ đơn giản là bảo tôi mặc quần vào. Tuy nhiên, hãy hỏi bất kỳ Xer hậu thế hệ nào về Google Tài liệu và bạn có thể sẽ nhận được một câu trả lời khác. Mặc dù Google (công cụ tìm kiếm) đã tích lũy được sự phổ biến đáng kinh ngạc - chiếm thị phần trên 85% và trở nên đồng nghĩa với việc tìm kiếm mọi thứ trực tuyến đến mức thương hiệu hiện được sử dụng phổ biến hơn như một động từ hơn là một danh từ - nhiều dịch vụ khác được cung cấp bởi Những gã khổng lồ công nghệ có nhiều cách để đi trước khi đạt được mức độ quen thuộc tương tự.
Một trong những dịch vụ đó là Google Docs, một phần của bộ Google Docs Editor miễn phí và bộ công cụ văn phòng và năng suất cao cấp của Google Workspace. Nếu bạn không quen với tên Google Workspace, trước đây bạn có thể gặp nó dưới tên G Suite hoặc thậm chí là Google Apps. Chính dòng đổi mới thương hiệu thiếu quyết đoán này có khả năng ngăn cản nhiều người áp dụng bộ công cụ trực tuyến cao cấp của Google, nhưng trong thế giới bộ xử lý văn bản có chỉ số octan cao, chạy bằng adrenaline, Google Tài liệu ngày càng đạt được nhiều sức hút hơn với tư cách là đối thủ cạnh tranh chính trên thị trường- thống trị Microsoft Word.
Với việc nhiều người áp dụng phương pháp làm việc tại nhà hơn bao giờ hết, Google Documents đang ở vị trí quan trọng để xem cơ sở người dùng của nó tăng lên. Vậy một số tính năng nổi bật thể hiện sự phổ biến ngày càng tăng của Tài liệu và đánh dấu nó như một đối thủ cạnh tranh thực sự và ứng dụng tiềm năng phù hợp hơn để bạn cân nhắc?
Tôi nhận được rất nhiều lợi ích từ bộ xử lý văn bản, vì vậy tôi quyết định sử dụng Google Tài liệu thông qua các bước của nó và để nó xử lý một vài nhiệm vụ và dự án đang diễn ra hàng tuần của tôi để xem nó hoạt động như thế nào.
Giá và gói của Google Tài liệu
Nếu bạn có tài khoản Google cá nhân, bạn đã có quyền truy cập miễn phí vào nhiều công cụ năng suất của Google thông qua Bộ trình chỉnh sửa tài liệu của Google. Điều đó có nghĩa là Google Tài liệu, Trang trình bày, Trang tính, Biểu mẫu, Bản vẽ, Trang web, Drive và Keep đều có sẵn để sử dụng miễn phí. Bạn cũng có thể sử dụng các phiên bản ứng dụng của những công cụ này mà không bị giới hạn. Tài khoản Google cá nhân có giới hạn dung lượng lưu trữ Google Drive là 15GB, đây là một dung lượng khá lớn để lưu trữ các tài liệu văn phòng. Tuy nhiên, nếu bạn cần thêm dung lượng, Google cung cấp một dịch vụ cao cấp có tên là Google One có thể tăng dung lượng lưu trữ của bạn lên 100GB với mức phí chỉ 2 đô la một tháng.
Không có nhược điểm thực sự nào khi sử dụng các dịch vụ miễn phí từ Google; bạn có thể đạt được nhiều điều với các dịch vụ miễn phí của Google. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó phù hợp hơn cho việc kinh doanh hoặc để quản lý các nhóm người, thì luôn có Google Workspace.
Google Workspace là bộ năng suất cao cấp do Google cung cấp. Nó bao gồm bộ công cụ của Google Tài liệu và một hoặc hai công cụ khác tập trung vào giao tiếp, bảo mật và quản trị để quản lý nhân viên hoặc người dùng. Giá bắt đầu từ $ 6 mỗi người dùng, mỗi tháng và đăng ký bao gồm nhiều đặc quyền như miền email tùy chỉnh, bảng trắng kỹ thuật số, hỗ trợ loại tệp bổ sung cho Google Drive, nhắn tin trò chuyện cũng như chống lừa đảo và spam tốt hơn. Giới hạn bộ nhớ của bạn cũng sẽ tăng lên đáng kể tùy thuộc vào gói cao cấp nào trong số bốn gói cao cấp của Google Workspace mà bạn quyết định với các tùy chọn 30GB, 2TB, 5TB đạt mức tối đa khá mơ hồ “Bao nhiêu tùy bạn”.
Chắc chắn có những lý do để chuyển sang tính năng cao cấp nếu bạn cần quản lý vi mô một số nhân viên hoặc muốn loại bỏ miền Gmail khỏi email của bạn. Nhưng bộ phần mềm văn phòng cốt lõi và các tính năng của nó là điểm thu hút chính và cũng hoạt động như trong bộ phần mềm Google Docs Editor miễn phí.
Thiết kế và giao diện của Google
Google Tài liệu vẫn giữ nguyên hình tượng hiện đại, phẳng, theo phong cách thông thường mà hầu hết các sản phẩm của Google đều có. Mặc dù nó trông tuyệt vời từ góc độ thiết kế và mang hơi thở hiện đại vào giao diện trình xử lý văn bản điển hình, nhưng tôi không thể không cảm thấy có sự thiếu cá tính rõ ràng về vẻ ngoài gần như vô trùng của Tài liệu. Rốt cuộc, đây cũng chính là công ty bắt các sinh viên thực tập đội mũ cánh quạt trong khi mong đợi nhân viên của họ đi ngang qua trụ sở của mình bằng cách sử dụng một loạt cầu trượt và cột cứu hỏa giống như một nhóm chiến binh ninja đeo bảo hộ bỏ túi.
Docs duy trì bản trình bày tối giản của mình bằng cách loại bỏ nhiều thứ lộn xộn có thể tìm thấy ở các tài liệu cùng thời. Google thực hiện điều này chủ yếu bằng cách giới hạn Tài liệu trong một thanh công cụ tập trung bao gồm các tác vụ phổ biến nhất như định dạng, phông chữ, màu sắc, căn chỉnh và chèn. Hầu hết người dùng thường thực hiện phần lớn các tác vụ từ thanh công cụ chính này, điều này rất tốt cho năng suất vì mọi thứ luôn sẵn sàng ở một nơi dễ tiếp cận.
Cần lưu ý rằng, do bản chất của Google Tài liệu là một dịch vụ trực tuyến, bạn sẽ bị giới hạn phông chữ trong thư viện Phông chữ của Google. Hiện tại không có cách nào để nhập phông chữ tùy chỉnh, điều này có thể gây khó chịu cho những người thỉnh thoảng cần một phong cách chuyên biệt cho dự án mà họ đang thực hiện. Tuy nhiên, Google Fonts khá rộng rãi và do đó, với một chút sáng tạo kết hợp với một số tiện ích bổ sung có sẵn, bạn có thể thấy vấn đề này ít hơn.
Các công cụ và định dạng khác được tìm thấy trong menu thả xuống nằm gọn trong tiêu đề của trang. Điều này mang lại một không gian làm việc ít gây mất tập trung hơn, tận dụng tối đa mọi bất động sản màn hình có sẵn. Tuy nhiên, do Tài liệu chạy qua trình duyệt web, nỗ lực của Google chỉ đi xa khi thiết lập của người dùng cá nhân cho phép, với các thanh dấu trang, tiện ích mở rộng hoặc thanh tìm kiếm giới hạn không gian dọc có sẵn theo mặc định.
Tuy nhiên, bạn có thể bù đắp điều này bằng cách thu nhỏ tiêu đề Google Tài liệu, điều này sẽ xóa các menu thả xuống và các biểu tượng Không gian làm việc của Google rộng hơn khỏi chế độ xem và khôi phục một số dung lượng đã mất cho trang. Sau đó, Docs triển khai một thanh tìm kiếm tiện dụng vào thanh công cụ chính của bạn, cho phép bạn tìm kiếm các mục khác nằm trong menu thả xuống, có nghĩa là bạn sẽ không bao giờ bị cắt khỏi những công cụ đó nếu bạn cần chúng.
Kết quả cuối cùng không chỉ là làm hài lòng mắt; tính thẩm mỹ tối giản làm cho bản trình bày tổng thể trông sạch sẽ và điều hướng là một việc đơn giản. Docs duy trì bố cục trình xử lý văn bản truyền thống trong khi đơn giản hóa nó bất cứ khi nào có thể. Đó là một lựa chọn thiết kế chào đón người dùng mới mà không phải xem như một phiên bản rút gọn của đối thủ cạnh tranh.
Hiệu suất và khả năng tương thích của Google Tài liệu
Nhờ thiết kế nhẹ có trong các phiên bản ứng dụng và trình duyệt, Google Documents cho cảm giác mượt mà và phản hồi nhanh khi tải tệp mà không có độ trễ thực sự. Cả trình duyệt và ứng dụng đều hoạt động ấn tượng khi tôi chuyển đổi giữa các tài liệu khác nhau để đánh giá thời gian tải của chúng. Với hầu hết các tài liệu, bạn thường sẵn sàng xử lý trong vòng một hoặc hai giây, mặc dù các tệp hình ảnh nặng sẽ có xu hướng lâu hơn một chút (dự kiến). Tuy nhiên, toàn bộ quá trình mở tệp từ Google Drive diễn ra nhanh chóng và không gây đau đớn.
Một trong những điều tuyệt vời về Google Documents là khả năng đa nền tảng của nó. Không có loại tệp dành riêng cho hệ điều hành nào cần xử lý khi nói đến Tài liệu. Thay vào đó, bất kỳ ai có thiết bị có thể chạy Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer hoặc Microsoft Edge (hoặc đã cài đặt ứng dụng Google Documents trên thiết bị di động của họ) đều có thể tạo, đọc, chỉnh sửa và cộng tác với mọi người mà không gặp bất kỳ sự cố nào. Điều này có nghĩa là không còn phải lo lắng về việc liệu một tệp có mở trên nền tảng của người nhận tài liệu của bạn hay không. Đó chỉ là một cơn đau đầu ít hơn trong một thị trường phân mảnh không cần thiết.
Việc nhận các tệp từ những người khác được tạo bên ngoài bộ ứng dụng văn phòng của Google cũng đỡ đau đầu hơn nhiều vì Tài liệu tự hào có khả năng tương thích với nhiều lựa chọn định dạng tệp khác nhau. Tài liệu có thể đọc và lưu ở nhiều định dạng phổ biến như Microsoft Word, OpenDocument, RichText, PDF và Plain Text. Bạn thậm chí có thể tải xuống tài liệu của mình dưới dạng EPUB nếu bạn đang muốn phân phối nó. Mặc dù bạn không thể lưu trực tiếp vào định dạng Trang Apple, nhưng bạn vẫn có thể tải chúng vào Google Tài liệu và chỉnh sửa từ đó, mặc dù bạn sẽ phải xuất nó dưới dạng định dạng khác sau khi hoàn tất. Mức độ tương thích này khó có thể tranh cãi, ngay cả khi một số định dạng phức tạp hơn như PDF có xu hướng mất định dạng khi mở.
Các tính năng của Google Tài liệu
Google Docs chủ yếu là một công cụ trực tuyến. Nó được thiết kế theo cách đó. Do đó, khi nói đến làm việc trực tuyến với những người khác, Tài liệu tỏa sáng đến mức có thể hướng máy bay xuyên qua sương mù. Sau khi bạn chia sẻ tài liệu qua email hoặc liên kết trực tiếp, tối đa 100 người có thể xem, chỉnh sửa và nhận xét đồng thời về tài liệu đó. Đó là nhiều hơn giới hạn đồng tác giả của Word là 99. Rõ ràng Google đang áp dụng cách tiếp cận Price Is Right để vượt lên đối thủ cạnh tranh. Tôi không biết bạn sẽ phải tạo ra một mớ hỗn độn khủng khiếp nào trong Tài liệu thực sự đòi hỏi 100 người tập hợp xung quanh, chọc ngoáy và đưa ra các đề xuất và chỉnh sửa. Nhưng chỉ cần biết rằng bạn có thể có được một nhóm lớn như vậy cho thấy tính linh hoạt của các công cụ cộng tác của Google Documents.
Tất cả các chỉnh sửa diễn ra trong thời gian thực, với mỗi người dùng duy nhất được theo dõi trong tài liệu với màu và con trỏ được chỉ định ngẫu nhiên. Các chỉnh sửa và đề xuất của họ được đánh dấu bằng các màu được chỉ định và di chuột vào bên phải của trang, đang chờ phản hồi của bạn. Nếu bạn chọn chấp nhận những đề xuất này, các thay đổi sẽ tự động được thực hiện đối với tài liệu. Nhận xét của người biên tập về các phần cụ thể được đánh dấu bằng màu vàng và nhấp vào phần đó sẽ đánh dấu phản hồi cho xác nhận của bạn.
Rất dễ khiến các tài liệu trở nên lộn xộn và khó đọc trong quá trình cộng tác. Rất may, sự tập trung của Google Tài liệu vào một khu vực làm việc được đơn giản hóa có nghĩa là bạn sẽ không thấy mình bị lạc giữa một biển chỉnh sửa khó đọc hoặc khó xử lý. Bạn thậm chí sẽ có quyền truy cập vào toàn bộ lịch sử chỉnh sửa của mình nếu bạn thực hiện các thay đổi mà bạn đoán sau.
Về cốt lõi, Google Docs là một trình xử lý văn bản khá mạnh mẽ. Điều gì nâng tầm nó lên thành một đối thủ cạnh tranh thực sự là tất cả những tiếng chuông của Google mà nó mang lại. Chèn biểu đồ, hình ảnh hoặc tệp trong tài liệu của bạn sẽ dựa trên các dịch vụ Google Workspace và Google Drive rộng hơn. Bạn có thể dịch tài liệu của mình sang mọi ngôn ngữ Google Dịch có sẵn mà không gặp quá nhiều phiền phức. Bạn cũng có thể sử dụng giọng nói của mình để nhập, sử dụng công nghệ Chuyển giọng nói thành văn bản ấn tượng của Google. Tài liệu có thể tự động sửa bất kỳ cách viết nào và đưa ra đề xuất ngữ pháp trong thời gian thực nhờ công cụ học máy và từ điển của Google. Ngoài ra còn có Thị trường không gian làm việc của Google cung cấp nhiều tiện ích bổ sung để mở rộng hơn nữa các tính năng có sẵn.
Ngoài ra còn có một số công cụ tích hợp thú vị giúp nâng cao hơn nữa năng suất của Tài liệu, đó là trình phác thảo và tab khám phá. Trình phác thảo là một menu thanh bên trượt tự động theo dõi các tiêu đề và tiêu đề của bạn, sau đó trình bày chúng dưới dạng danh sách tương tác hoạt động như một chỉ mục của các loại để bạn có thể lướt qua các tài liệu lớn dễ dàng hơn nhiều. Gần cuối trang là một nút nổi hướng bạn đến tab khám phá, cho phép bạn nhanh chóng tìm kiếm các trích dẫn, hình ảnh và nội dung trên Google Drive.
Google Tài liệu tự động lưu
Một trong những tính năng đáng giá nhất của Docs là tính năng tự động lưu. Bạn sẽ nhận thấy sự thiếu vắng rõ rệt của nút lưu trong Google Tài liệu; điều này là do lưu là một quá trình liên tục được thực hiện tự động với mỗi lần nhấn phím và nhấp chuột (miễn là bạn có kết nối internet ổn định). Sẽ là vô giá nếu bạn là kiểu người thường tiết kiệm như một suy nghĩ chín chắn hơn là một thói quen.
Nếu máy tính của bạn bị khóa - hoặc bạn để thiết bị của mình không được giám sát trong một thời gian ngắn và bản cập nhật Windows Update mà bạn đã trì hoãn trong một tuần cuối cùng cũng quyết định tự vượt qua - bạn sẽ không bị bỏ lại như một ứng cử viên tiềm năng của r / WatchPeopleDieInside. Trên thực tế, nếu điều đó xảy ra, bạn có thể tránh bất kỳ thời gian lãng phí nào và tải cùng một tài liệu lên một thiết bị khác và tiếp tục công việc của mình ngay từ khi bạn rời đi. Và khi bạn có quyền truy cập lại vào thiết bị chính của mình, chỉ cần chuyển trở lại với tất cả công việc cập nhật đang chờ.
Nhờ có mạng internet, đã có một vài lần tôi bị mất kết nối khi sử dụng Google Tài liệu. Trong những khoảnh khắc đó, tôi tiếp tục viết và tài liệu bắt đầu ngay lập tức quy trình lưu khi kết nối được thiết lập lại. Có một phiên bản ngoại tuyến của Google Tài liệu nhưng chỉ có thể có được thông qua tiện ích mở rộng của Google Chrome. Đối với một ứng dụng có thể thúc đẩy khả năng tương thích trên nhiều nền tảng và trình duyệt, thật tiếc khi Google quyết định khóa quyền truy cập ngoại tuyến theo một cách cụ thể như vậy.
Điểm mấu chốt
Khi nói đến việc lựa chọn trình xử lý văn bản hoặc bộ ứng dụng văn phòng của bạn, chúng ta đều biết rằng Microsoft là vua của ngọn đồi trong mắt nhiều người. Với gần bốn thập kỷ phát triển, không dễ để một công cụ hoặc bộ công cụ khác ra đời và bắt kịp. Và mặc dù có thể nói rằng Google Docs không hoàn toàn có các tính năng ngang bằng với Word, nhưng liệu nó có thực sự thiếu các tính năng trị giá 70 đô la? Theo quan điểm của tôi, không. Hầu hết những gì Tài liệu bị thiếu có thể được tìm thấy dưới dạng tiện ích bổ sung và các công cụ mà Tài liệu cung cấp miễn phí sẽ khiến bạn đoán lần thứ hai phải trả nhiều như vậy cho đăng ký Microsoft 365.
Có một sự mới mẻ đối với những gì Google đang cung cấp với Tài liệu; nó trông hiện đại, cảm thấy hiện đại và được tạo ra với sự cộng tác tập trung vào internet hiện đại. Những gì nó làm, nó làm rất tốt. Những gì nó không làm sẽ không quan trọng đối với hầu hết người dùng.
Tài liệu vượt trội so với đối thủ về khả năng cộng tác, tính di động, khả năng tương thích và thậm chí về khả năng tùy chỉnh thông qua Thị trường không gian làm việc của Google. Thật dễ dàng để hiểu, ít lộn xộn hơn và trải nghiệm tổng thể là mượt mà và trực quan. Ồ, và nó hoàn toàn miễn phí.
Đối với bất kỳ ai đã đăng ký tham gia cuộc thi, Google Tài liệu ít nhất cũng đáng để thử vì bạn có thể trả tiền cho một bộ công cụ đã có sẵn miễn phí cho bạn.
Google Docs, thông qua bộ Google Docs Editor hoặc Google Workspace là một đối thủ đáng gờm trong thị trường bộ ứng dụng văn phòng và năng suất. Nó thậm chí có thể là tương lai của nó.