Microsoft Teams không chỉ là một ứng dụng trò chuyện hoặc hội nghị. Mặc dù nó thường được sử dụng như Skype hoặc Slack, Teams có chức năng làm cho nó trở thành một giải pháp mạnh mẽ để cộng tác giữa các nhóm, đồng thời giúp bạn kết nối với đồng nghiệp trên toàn cầu. Nó là một công cụ đặc biệt hữu ích ngày nay vì toàn bộ lực lượng lao động đang hoạt động tại nhà, nhiều người lần đầu tiên làm việc từ xa.
Cho dù bạn đã sử dụng nó trong nhiều năm hay không quen với nền tảng này, Microsoft Teams có thể khiến bạn nản lòng. Có rất nhiều công cụ và menu để sàng lọc và giống như Excel của chính Microsoft, hầu hết mọi người chỉ mới chạm vào bề mặt. Như đã nói, đây là một số tính năng Microsoft Teams yêu thích của chúng tôi để bạn có thể sử dụng nền tảng này.
Cộng tác trên các tệp
Microsoft Teams cung cấp một số công cụ cộng tác tuyệt vời, một trong những công cụ yêu thích của chúng tôi là tab Tệp trên thanh trên cùng. Sau khi nhấp, bạn có thể chỉnh sửa tệp trong thời gian thực với nhóm của mình và tất cả mà không cần mở ứng dụng bổ sung. Tính năng này hoạt động với Word, Excel, Powerpoint và các ứng dụng Microsoft Office khác, cho phép bạn tự do tải lên, cộng tác và lưu tệp trong khi trò chuyện với các thành viên trong nhóm của bạn hoặc các nhóm khác.
Tất cả các tệp này đều được lưu tự động để bạn không bị mất tiến trình của mình và mỗi tệp đều có sẵn cho bất kỳ ai trong cuộc họp.
Lập kế hoạch cho ngày của bạn với các công việc
Gần đây, Task đã ra mắt để thay thế cho các chức năng To Do và Planner. Nó kết hợp tiện ích của cả hai vào một ứng dụng duy nhất có sẵn trên máy tính để bàn, web hoặc trên thiết bị di động của bạn.
Nhiệm vụ không chỉ là một danh sách việc cần làm. Nó sử dụng một bot, Tasks Bot, để tạo các nhiệm vụ từ bất kỳ tin nhắn nào, cho phép bạn dễ dàng quản lý các nhiệm vụ riêng lẻ cũng như các mục hành động và nhóm danh sách việc cần làm từ cuộc họp tiếp theo của bạn.
Bạn có thể truy cập Công việc qua tab Ứng dụng nhóm. Để tạo một nhiệm vụ mới, chỉ cần nhấp vào ba dấu chấm ở bên phải. Nhấp vào Tác vụ khác và cuối cùng là Tạo tác vụ. Mỗi danh sách nhiệm vụ này được chia thành các kế hoạch cá nhân và chia sẻ, cho phép bạn tách các nhiệm vụ cá nhân khỏi các mục có thể hành động mà bạn có thể chia sẻ với đồng nghiệp.
Chống lại sự mệt mỏi khi họp với chế độ cùng nhau
Sau khi đại dịch bắt đầu, khi nhiều đội chuyển sang làm việc toàn thời gian từ xa, chúng tôi ngập trong tin tức về cuộc họp mệt mỏi. Đây, một khái niệm mới đối với hầu hết chúng ta, được sinh ra từ sự chuyển đổi nhanh chóng đến nơi làm việc mà không cần tiếp xúc trực tiếp với đồng nghiệp và sự bùng nổ tức thời của các cuộc họp trực tuyến và các phiên chiến lược. Người lao động, như bạn có thể tưởng tượng, nhanh chóng bắt đầu có dấu hiệu mệt mỏi khi chỉ gặp gỡ đồng nghiệp và đồng nghiệp của họ qua trò chuyện video.
Microsoft, trong nỗ lực chống lại vấn đề này, đã xây dựng Chế độ Cùng nhau. Về cốt lõi, Chế độ cùng nhau cảm thấy hơi phô trương. Tuy nhiên, trên thực tế, khả năng chiếu hình đại diện của bạn vào một căn phòng với những người tham dự cuộc họp khác có thể làm cho những cuộc họp này trở nên cá nhân hơn một chút. Ngoài việc chống lại sự mệt mỏi trong cuộc họp, Microsoft tuyên bố tính năng này giúp người tham dự theo dõi các cuộc trò chuyện, xác định các tín hiệu xã hội và xen vào cuộc trò chuyện theo cách tự nhiên hơn.
Để sử dụng chế độ cùng nhau, hãy nhấp vào hồ sơ của bạn và sau đó chọn tab "Cài đặt". Chọn "Bật trải nghiệm cuộc họp mới", sau đó bắt đầu cuộc gọi với ít nhất năm người. Khi cuộc gọi đã bắt đầu, hãy nhấp lại vào các dấu chấm cây và chọn "Chế độ cùng nhau".
Tải lên nền vui nhộn
Nhóm giúp bạn dễ dàng tùy chỉnh nền cho các cuộc họp trực tuyến và các phiên động não. Cho dù bạn đang cố giấu chiếc giường chưa được làm sẵn đó sau lưng mình hay chỉ thể hiện một chút cá tính trong lần gặp tiếp theo, việc tải lên hình nền ảo sẽ cho phép bạn bỏ qua những điều trần tục và trở thành một thứ gì đó sáng tạo hơn một chút.
Đây có thể là logo của công ty, hoặc thậm chí có thể là một video trực tiếp như video này, nơi một người đàn ông bước vào phòng để tự thưởng trà giữa cuộc họp.
Để thêm nền tùy chỉnh, chỉ cần nhấp vào menu ba chấm và nhấp vào "Hiển thị hiệu ứng nền". Từ đó, chỉ cần chọn "Thêm mới" và tải lên hình ảnh hoặc video của riêng bạn. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào "Áp dụng" để chọn nền tùy chỉnh của bạn.
Thăm dò ý kiến đồng nghiệp của bạn với Polly
Team có một số plugin cực kỳ hữu ích. Một trong số đó được gọi là Polly, và đó là một cách nhanh chóng và đơn giản để thăm dò ý kiến đồng nghiệp của bạn mà không làm gián đoạn người nói trong cuộc họp tiếp theo của bạn. Bạn có thể lên lịch các cuộc thăm dò cho tương lai và thậm chí gửi chúng ẩn danh.
Để gửi một cuộc thăm dò, hãy nhấp vào dấu ba chấm bên dưới cửa sổ trò chuyện tin nhắn mới. Nhấp vào Polly và thiết lập cuộc thăm dò của bạn.
Đơn giản hóa trải nghiệm cuộc họp của bạn với các lệnh gạch chéo
Các lệnh gạch chéo rất dễ sử dụng: chỉ cần nhập dấu gạch chéo lên ("/") vào cửa sổ trò chuyện và bạn sẽ gặp một số phím tắt hữu ích. Chúng được thiết kế để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn bằng cách cung cấp một số mức độ tự động hóa cho các tác vụ đơn giản. Bạn có thể sử dụng các lệnh gạch chéo để thực hiện nhiều việc khác nhau, chẳng hạn như thay đổi trạng thái, xem tất cả các tin nhắn chưa đọc hoặc thậm chí bắt đầu các cuộc trò chuyện mới.
Để dùng thử, chỉ cần nhập dấu gạch chéo lên trong hộp thông báo và làm theo lời nhắc cho lệnh bạn muốn thực thi.
Đánh dấu tin nhắn của bạn
Đánh dấu thư là một cách tuyệt vời để giữ những mẩu thông tin hữu ích được lưu trữ ở một nơi an toàn để bạn có thể truy cập chúng sau này.
Việc lưu các tin nhắn này không chỉ tạo ra một bản sao để bạn xem sau này, nó liên kết vị trí của bạn trong cuộc trò chuyện, làm cho nó trở thành một cách hữu ích để truy cập toàn bộ chuỗi mà không cần lưu từng tin nhắn. Ví dụ: lưu tin nhắn đầu tiên trong một chuỗi cho phép bạn bắt đầu đọc ở đó và cuộn xuống phần còn lại của các tin nhắn cho đến khi bạn đạt được điểm bạn sẵn sàng dừng lại.
Để sử dụng nó, chỉ cần nhấp vào menu ba chấm bên cạnh tin nhắn và chọn "Lưu tin nhắn này". Bạn có thể gọi lại những tin nhắn này bằng cách nhấp vào ảnh hồ sơ của mình ở trên cùng bên phải của ứng dụng Nhóm và chọn "Đã lưu", nhưng cách nhanh hơn là sử dụng lệnh gạch chéo "/ đã lưu" (không có dấu ngoặc kép).