Hầu hết chúng ta thỉnh thoảng phàn nàn về những email không mong muốn hoặc những hộp thư đến lộn xộn, nhưng rất ít người trong chúng ta làm được điều đó. Gmail có các tùy chọn lọc mạnh mẽ, các tùy chọn không được sử dụng một cách hình sự. Khi được rèn giũa và với một chút sáng tạo, bạn cũng có thể xử lý hộp thư đến của mình. Và nó không khó như bạn nghĩ.
Điều quan trọng là áp dụng các bộ lọc khi chúng có ý nghĩa. Bạn có thể bắt đầu với một số ít, như những điều được đề cập bên dưới, nhưng bạn phải luôn sẵn sàng điều chỉnh chiến lược lọc của mình khi các phương pháp mới có ý nghĩa hoặc các email mới tràn vào hộp thư đến của bạn mà không kích hoạt bất kỳ bộ lọc hiện có nào của bạn. Đây là một trò chơi cải tiến từng bước và mỗi bộ lọc sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn một chút.
Bắt đầu nào. Đối với tất cả các mẹo bên dưới, bạn sẽ bắt đầu bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng gần hình ảnh tài khoản của bạn ở phía trên bên phải, nhấp vào nút "Xem tất cả cài đặt" ở trên cùng và chọn tab "Bộ lọc và địa chỉ bị chặn". Từ đó, chỉ cần nhấp vào "Tạo bộ lọc mới" ở phía dưới và bạn đã sẵn sàng.
Thư rác
Gmail đã có bộ lọc thư rác tuyệt vời và bạn có thể đánh dấu thư là thư rác để giúp đào tạo AI phát hiện các mẫu mới. Nhưng luôn có một công ty cố gắng trượt mà không bị phát hiện. Bạn đã thử hủy đăng ký khỏi danh sách. Bạn đã thử đánh dấu nó là thư rác và bằng cách nào đó, nhưng không thành công, nó vẫn quản lý được hộp thư đến của bạn với mỗi lần gửi thư mới.
Đây là cách khắc phục.
1) Trong phần "Từ", nhập địa chỉ email bạn muốn chặn. Bạn cũng có thể thêm ký tự đại diện bằng cách nhập dấu hoa thị (*) trước ký hiệu @ để lọc tất cả email từ miền đó.
2) Nhấp vào nút Tạo bộ lọc.
3) Chọn Xóa nó và nhấp vào nút Tạo bộ lọc.
Đảm bảo rằng bạn thấy các email quan trọng
Ở phía đối diện của quang phổ, có những email mà bạn muốn đảm bảo rằng mình sẽ thấy, nhưng thường bị chôn vùi bên dưới vô số email mà bạn không thấy. Bạn cũng có thể sửa lỗi này bằng các bộ lọc.
1) Nhập địa chỉ email vào phần Từ và nhấp vào nút Tạo bộ lọc.
2) Chọn "Gắn dấu sao" và "Luôn đánh dấu là quan trọng" rồi nhấp vào nút Tạo bộ lọc.
Giờ đây, những email này sẽ có dấu sao và nhãn "Quan trọng", khiến chúng khó bị bỏ sót hơn nhiều. Nhưng nếu bạn vẫn còn nghi ngờ, hãy kiểm tra mẹo tiếp theo.
Tạo một hộp thư đến mới với các thư mục và nhãn
Nếu bạn muốn bỏ qua hoàn toàn hộp thư đến, bạn có thể tự động lọc các email quan trọng vào thư mục riêng của chúng, cung cấp cho bạn hộp thư đến thứ hai (hoặc thứ ba, thứ tư, v.v.) trên thực tế. Điều này rất hữu ích để lọc các email liên quan đến công việc vào thư mục riêng của chúng, hoặc có thể bạn có thể sử dụng nó cho các phiếu giảm giá, chi tiết du lịch và hành trình, hoặc email về trường học, gia đình hoặc bản tin mà bạn đăng ký.
1) Thêm địa chỉ email trong phần Từ và nhấp vào nút Tạo bộ lọc. Bạn có thể thêm nhiều địa chỉ email vào cùng một bộ lọc bằng cách bắt đầu mỗi địa chỉ bằng dấu phẩy và dấu cách sau địa chỉ email.
2) Chọn "Bỏ qua Hộp thư đến (Lưu trữ nó)" và "Áp dụng nhãn".
3) Chọn một nhãn hoặc tạo một nhãn mới và giữ tên càng cụ thể càng tốt.
4) Nhấp vào Tạo bộ lọc.
Bây giờ, tất cả các email từ các địa chỉ này sẽ bỏ qua hộp thư đến và chỉ xuất hiện trong thư mục bạn đã chọn. Nhấp vào thư mục trong thanh bên Gmail của bạn sẽ hiển thị một hộp thư đến hoàn toàn mới với chỉ những thư này.
Phân loại thư rác của bạn
Một tính năng ít được biết đến của Gmail là nó hoạt động ngay cả khi bạn sửa đổi địa chỉ email của mình. Hãy thử thêm dấu chấm hoặc dấu cộng vào bất kỳ đâu trong địa chỉ email của bạn (trước hậu tố @ gmail.com) và xem những email này vẫn quản lý để tìm hộp thư đến của bạn.
Bây giờ, điều thú vị ở đây là bạn có thể lọc các địa chỉ email này riêng biệt với địa chỉ chính của bạn. Tôi sử dụng nó để lọc các bản tin email một cách tự động mà không cần phải thiết lập các bộ lọc mới.
1) Đăng ký nhận bản tin bằng địa chỉ mới được sửa đổi của bạn. Của tôi trông giống như sau: [email protected]. Việc thêm hậu tố "+ tech" vào sau địa chỉ email thông thường của tôi cho tôi biết rằng bất kỳ thứ gì có "+ tech" đều là bản tin email mà tôi đã đăng ký. Sau đó, tôi có thể lọc cho sửa đổi đó.
2) Trong phần "Tới", thêm địa chỉ email đã sửa đổi của bạn và nhấp vào nút Tạo bộ lọc.
3) Nhấp vào "Áp dụng nhãn" và sau đó chọn nhãn ưa thích của bạn. Tôi gửi bất kỳ thứ gì có "+ công nghệ" tới nhãn "bản tin công nghệ" của mình, nghĩa là tôi có thể sử dụng email này khi đăng ký nhận bản tin mới và tôi không cần phải lọc thủ công tất cả chúng vào nhãn thích hợp.
Hủy email thông báo lịch
Hộp thư đến của tôi tràn ngập mỗi ngày với các thông báo và do đó đã chấp nhận lời mời họp theo lịch của tôi. Bạn cũng có thể lọc những thông báo này, điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang sử dụng ứng dụng lịch và bạn vẫn nhận được những thông báo này trên điện thoại của mình.
1) Trong phần "Chủ đề", hãy thêm "Đã chấp nhận:" và đảm bảo sử dụng dấu hai chấm sau và không có khoảng trắng. Chúng tôi không muốn kích hoạt sự kiện khi ai đó đang nói về một hợp đồng được chấp nhận hoặc một số thứ khác liên quan đến công việc mà chúng tôi muốn xem.
2) Nhấp vào nút Tạo bộ lọc.
3) Chọn Xóa nó và nhấp vào nút Tạo bộ lọc.
Năm điều này sẽ giúp bạn bắt đầu với một hộp thư đến sạch hơn, nhưng như chúng tôi đã nói trước đây, hãy thoải mái thử nghiệm và thêm các bộ lọc mới nếu chúng có ý nghĩa. Đây là một công cụ mạnh mẽ, chỉ bị giới hạn bởi trí tưởng tượng của bạn khi sử dụng nó.